ChatGPTで議事録を作る方法｜原文照合表で担当者・期限を確認

ChatGPTで議事録を作る手順は？

ChatGPTは、文書の要約や情報抽出に対応すると公式ヘルプで案内されており、用意した原文から議事録の草案を作る用途に利用できます（2026年11月13日確認）。対応するファイル形式や利用枠は、入力方法を選ぶときに確認します。OpenAI公式：文書の要約・情報抽出とファイルの条件

会議情報と入力する原文の範囲をそろえる

会議名・開催日時・参加者は、分かる範囲だけを原文と一緒に渡します。本記事の原文とは、照合に使う会議メモや文字起こしのことです。手元にない役職、所属、会議の目的を推測して補う必要はありません。

原文は手元にも残し、既存の発言時刻や話者表記を維持します。位置が分からない資料には、整理用の段落番号を付けてから渡すと、後で戻る場所を指定できます。番号を付ける際も、発言内容そのものは変更しません。

プロンプトで出力項目と補完禁止を指定する

草案と原文照合表を一緒に出力させ、原文にない担当者や期限を補わないよう指定します。プロンプトとは、AIへ作業内容や出力条件を伝える指示文です。次の指示を送った後、入力が許可された原文を続けて渡してください。

この後に渡す会議メモ・文字起こしを原文として、議事録の草案を日本語で作成してください。今回はその原文だけを根拠にし、過去の会話や外部情報から会議内容を補わないでください。

原文が分割されている場合は、私が「入力完了」と伝えるまで統合版を作らず、受け取った範囲だけを知らせてください。

作成ルール
1. 決定事項、提案、保留事項、作業候補を区別する。
2. 決定事項・担当者・期限を別々に確認し、発言者を担当者とみなさない。
3. 原文にない情報は「原文に記載なし」とする。記載がないだけで「会議で未決定」と断定しない。
4. 相対的な期限や条件付きの依頼は、その表現と条件を残す。日付や引き受けた人を推測しない。
5. 食い違う発言は両方の根拠を残す。撤回や変更が明示されていない限り、後の発言だけを採用しない。
6. 原文の引用は文字列を変えずに抜き出す。段落番号・発言時刻・資料名は与えられたものだけを使い、位置を特定できなければ「位置を特定できず」と書く。
7. 引用や不明点を埋めるために発言を創作しない。読み取れなかった範囲や、受け取っていない範囲を明示する。

出力
A. 議事録の草案
会議情報、議題ごとの要点、決定事項、作業候補、保留事項を整理する。原文にない会議情報は補わない。確認が必要な記載には、その旨を付ける。

B. 原文照合表
決定・作業候補ごとに項目IDを付け、同じIDで「決定事項」「担当者」「期限」の3行を作る。列は次の6列にする。
・項目ID・確認対象
・草案の記載
・根拠となる原文・位置
・原文上の状態
・人による照合状況
・確認・修正内容

「原文上の状態」は、明示あり／記載なし／曖昧／矛盾から選ぶ。AIによる仮整理であることを明記する。
「人による照合状況」は全行を「未照合」にする。
「確認・修正内容」には、必要な質問や確認すべき点を書く。人による確認が済んだことにしない。

C. 追加で確認する質問
担当者、期限、決定か提案かなど、確認が必要な点を項目IDと結び付けて列挙する。回答や確認者を推測して埋めない。

この指示は、筆者が原文確認のために整理したものです。指示どおりの出力になる保証はないため、引用を含めて人が見直します。OpenAIの公式ヘルプも、ChatGPTが誤った情報や架空の引用を生成し得ることを説明しています（2026年9月7日確認）。OpenAI公式：回答と引用の正確性に関する注意

長い文字起こしは位置情報を保って分割する

原文を分割する場合は、議題や発言のまとまりで区切り、どの範囲を渡したか分かる状態を保ちます。筆者の基準は、ファイルを送れたことと、全範囲を確認できたことを別に扱うことです。

境目で依頼と返答が離れる場合は、前後の発言を重ねて渡し、重複している範囲を示します。全範囲を渡した後に「入力完了」と伝え、受領範囲の一覧と統合した草案を照らし合わせます。統合時に同じ作業が二重登録されていないか、後半の変更が落ちていないかも確認してください。

決定事項・担当者・期限を原文でどう確認する？

ChatGPTの議事録は、決定事項・担当者・期限ごとに原文の引用と位置を照合し、前後の文脈と拾い漏れも確認するのが本記事の基準です。草案の文章が自然でも、3項目すべてに根拠があるとは判断しません。

原文照合表で3項目の根拠を分ける

決定内容に根拠があっても、担当者や期限まで確定しているとは限りません。原文上の状態と人による照合状況を別の列に残すことで、何を追加確認するかを判断します。

次の表は、実在の会議を埋めた例ではなく、各欄に記録する内容を示した記入ガイドです。AIの初回出力では、人による照合状況を「未照合」にそろえます。

引用の一致・前後の文脈・拾い漏れを確認する

引用文が見つかることに加え、その発言が草案の内容を支えているかを確認します。まず原文の該当位置を開き、引用の一致を見ます。続いて前後の発言を読み、条件、否定、撤回、対象の違いがないかを確認してください。

次に、原文から草案へ逆向きに見直します。草案に載っている項目だけを確認すると、そもそも抽出されなかった依頼や保留事項を見つけられないためです。

OpenAIの会議フォローアップ向け公式ガイドにも、文字起こしを根拠にし、不確かな担当者や日付を確認する進め方が示されています（2026年9月7日確認）。このガイドはZoomを使う例であり、一般のチャットにZoom連携が備わることを意味しません。OpenAI公式：会議の文字起こしから担当者・日付を確認する例

文字起こし自体に誤りが疑われる場合は、利用できる録音や参加者への確認に戻るのが筆者の基準です。文字起こしとの一致は、発言そのものの正しさや参加者の承認を示すものではありません。

記載なし・未決定・曖昧な期限・矛盾を区別する

原文に記載がない情報は「確認できない」と扱い、会議で未決定だったと決めつけません。期限の相対表現とは、翌週など、基準となる日によって意味が変わる言い方です。筆者の判断基準では、次の違いを残します。

• 記載なし：原文で確認できない状態。メモの省略や入力範囲の不足も考慮する。
• 未決定：保留や未決定であることが原文に示されている場合に使う。
• 担当者が曖昧：依頼した人と引き受けた人を分け、話者名だけから担当者を決めない。Recordでは名前が分からないと「Speaker 1」などと表示され、音声アップロードでも話者の区別が信頼できない場合があると公式が注意しています（2026年11月12日確認）。
• 期限が曖昧：相対表現の基準日や条件が不明なら、その表現を残して確認する。
• 矛盾：食い違う発言の両方を残し、変更が明示されているか確認する。

ChatGPTの議事録作成に有料プランは必要？

ChatGPTのプラン選択は、手元の原文と必要な入力方法、利用枠で判断し、議事録作成だけを理由に上位プランへ変更しないのが本記事の基準です。先に素材を確認すると、課金によって解決したい問題を絞れます。

テキスト入力とファイル添付の利用枠を見る

手元の文字起こしを現在の利用枠で扱えるなら、まずその条件で草案を作る、というのが筆者の判断基準です。長さ、添付回数、必要な機能のどれが不足するかを確認してからプランを検討します。

OpenAIのファイルアップロードFAQには、Freeユーザーのアップロードは1日3回、ファイル単体の上限は512MBと記載されています（2026年11月13日確認）。これとは別に文書などの種類に応じた上限があり、混雑時には利用枠が引き下げられる場合もあります。録音ファイルがある場合の条件は、次の小見出しで確認します。OpenAI公式：Freeのアップロード回数とファイルの制限

録音ファイルをアップロードする（有料プラン・文字起こしは6分まで）

会議の録音ファイルが手元にある場合は、有料プランであればChatGPTに音声ファイルを添付できます。公式FAQでは、音声アップロードは有料のChatGPTサブスクリプションとワークスペース（Enterpriseを含む）で利用でき、Freeプランでは現時点で利用できないとされています。使えるかは、ワークスペースの設定、地域、アプリのバージョン、選んだモデルによって変わる場合があります（2026年11月13日確認）。OpenAI公式：音声アップロードの対象と文字起こしの条件

容量の上限と、文字起こしできる録音時間は別です。音声ファイルの上限は最大512MBです。文字起こしは、ChatのGPT‑6 at Instantで、1件あたり6分までと案内されています。WorkとCodexでは、いまのところアップロード音声の文字起こしには対応していません。添付やプレビューはできても、文字起こしされないことがあります。文字起こししたいときは、利用できるならChatでGPT‑6 at Instantを選びます。対応クライアントの詳細は、公式FAQでは確認できないとされています。

6分を超える録音は、Data Analysisが使えるときに分割して処理されることがあります。ただし確実ではなく、とても長い録音はタイムアウトすることがあります。長い会議の録音は、Record（macOS、1回最大240分）や手元の文字起こしを使う方が確実です。6分は録音ファイルの文字起こし、240分はRecordの録音時間で、別の入力方法の条件です。

同じFAQは、文字起こしに誤りがあり得ること、話者の区別が信頼できない場合があること、言語によって精度が変わること、重要な点は元の録音と照合することを案内しています。対応形式にはWAV、MP3/MPEG、M4Aなどがあります。音声として読める音声ストリームが必要で、動画と判定されたWebMやMP4は対象外です。アップロードできても文字起こしされないときは、WAVに変換して再アップロードするよう案内されています。2026年9月7日の初版時点では、本記事の入力方法にこの手段は書いていませんでした。2026年11月12日確認時点で、公式FAQに有料プランの音声アップロード（最大512MB）が載りました。2026年11月13日確認時点で、文字起こしはChatのGPT‑6 at Instantで1件6分まで、Work・Codexは非対応、長い録音の分割は確実ではない、と追記されています。6分の条件やWork・Codex非対応がいつから載ったか、公式に開始日の記載はなく未確認です。

Recordを使う端末・プランを確認する

ChatGPT Recordは、会議などを録音し、文字起こしと要約を作る機能です。公式ヘルプでは、macOSデスクトップアプリのPlus・Pro・Business・Enterprise・Eduが対象で、録音は1回最大240分とされています（2026年11月12日確認）。OpenAI公式：Recordの対応環境・対象プラン・録音時間

Meetingsとカレンダー自動参加（ベータ）

同じ公式ヘルプでは、Meetingsプラグインで会議の文脈をChatGPTへ取り込み、メモや次の行動を残せる案内があります。2026年11月12日確認時点では、Mac向けのベータとしてPro・Businessユーザーに提供され、WindowsとChatGPT Enterpriseへの対応は近日とされています。日本での提供範囲やPlusでの可否は、公式に見当たらないため未確認です。OpenAI公式：MeetingsプラグインとRecord

Googleカレンダーと連携した自動参加は、現時点ではGoogle Meetのリンクだけが対象です。Zoom、Microsoft Teams、Webexなど他の会議リンクでは、ChatGPTのmacOSアプリで手動でRecordを開始します（2026年11月12日確認）。

Recordは複数話者を区別でき、名前が分からない場合は「Speaker 1」などの表示になり、後から名前を変更できます。公式ヘルプは、英語で最もよく動作し、他言語の精度は向上中だが変わり得ると注意しています。日本語会議での精度を示す数字は公式になく、未確認です。話者名だけから担当者を決めない根拠として、この注意を原文照合に使います（2026年11月12日確認）。

録音から始めたい場合に、この条件を確認します。手元に文字起こしがある人は、Recordを使うためだけに端末や契約を変更する必要がない、というのが筆者の判断基準です。

音声入力・音声会話との違いを押さえる

ChatGPTの音声入力は、マイクで話した内容を文字にし、送信前に確認・編集できる機能だと公式FAQに記載されています（2026年9月7日確認）。OpenAI公式：音声入力と送信前の編集

音声会話はChatGPTと音声でやり取りする機能ですが、公式FAQでは、その文字起こしが元の会話と完全には一致しない場合があると説明されています（2026年9月7日確認）。発言どおりの会議原文として扱う前に、内容を確認してください。OpenAI公式：音声会話と文字起こしの注意

入力方法は、次の表で手元の素材から選べます。Freeというプラン名とRecordという機能名を、同じ種類の選択肢として比較しないことがポイントです。

ほかの作業でも使う機能を探す場合は、ChatGPTの機能と利用条件を目的別に選ぶガイドから整理できます。

会議情報をChatGPTに入力してよい？

ChatGPTへの会議情報の入力は、勤務先の許可、使用アカウント、学習利用と保存・削除の条件を確認して判断するのが本記事の基準です。設定を変更したことだけで、業務情報を入力してよいとは判断しません。

社内ルール・アカウント・録音の同意を確認する

入力範囲と利用アカウントを勤務先のルールに合わせ、判断できない情報は入力を保留するのが筆者の基準です。学習利用の設定だけでは、勤務先が認める入力範囲を判断できないためです。

OpenAIの利用規約では、入力に必要な権利・許可を持つ責任が利用者にあるとされています（2026年9月7日確認）。OpenAI公式利用規約：入力に必要な権利と許可

Recordの公式ヘルプも、録音前の適切な同意と、適用される法令の確認を求めています（2026年11月12日確認）。録音できる機能があることと、会議を録音してよいことは別の条件です。OpenAI公式：Recordを使う際の同意に関する注意

学習利用の設定と組織向けの条件を見る

個人向けChatGPTでは、学習利用の設定を確認してから会議情報を扱います。日本語の公式FAQには、「設定」→「データコントロール」→「すべての人のためにモデルを改善する」という設定が案内されています（2026年9月7日確認）。画面表記は公式ヘルプの記載に基づきます。OpenAI公式：学習利用を管理する設定

個人向けChatGPTでは、学習利用をオフにした後の新しい会話は学習に使われませんが、フィードバックを送ると関連する会話全体が学習に使われる場合があります（2026年9月7日確認）。OpenAI公式：学習利用の停止とフィードバック時の扱い

ChatGPT Business・Enterprise・Eduの業務データは、初期設定ではモデルの学習に使われないとOpenAIが説明しています（2026年9月7日確認）。保存期間や入力できる情報の範囲は、別に確認してください。OpenAI公式：組織向けサービスのデータ利用

複数のAIを業務で使う場合は、サービスごとの学習利用・履歴・APIの違いを確認する記事で比較できます。

一時チャットと保存ファイルの残り方を確認する

一時チャットの条件と、アップロードしたファイルの削除先は別々に確認します。Libraryとは、ChatGPT内でファイルを保存・管理する場所です。公式ヘルプは、Libraryのファイルがチャットとは別に管理されることを説明しています（2026年9月7日確認）。OpenAI公式：Libraryとファイルの保存

学習利用をオフにすることと、履歴やファイルを削除することを分けて扱うのが筆者の基準です。残したい原文と削除したいデータが、どこにあるかを確認します。

一時チャットを保存して通常のチャットへ切り替える場合は、その後の扱いがアカウントの設定に従うと公式FAQに記載されています（2026年11月12日確認）。一時チャットのまま使う場合と、保存する場合を分けて判断してください。OpenAI公式：一時チャットを保存する場合の条件

ChatGPTで入力・録音を始められないときは？

ChatGPTのファイル添付・Recordの開始トラブルは、利用枠、対応環境、契約・権限、公式の障害情報を切り分け、対処方法を判断します。原文の確認を始める前に、入力経路で止まったときの対処です。

まとめ｜ChatGPTの議事録を共有してよい状態は？

ChatGPTの議事録は、共有の許可を確認したうえで、確認済みの内容と未解決の内容を分け、必要な承認を経て共有するのが本記事の判断基準です。

入力・共有の許可が不明な場合は、ChatGPTへの追加入力と議事録の共有を保留し、勤務先のルールや確認窓口で扱える範囲を確かめます。草案にも同じ基準を適用します。

共有が許可され、確認待ちが残る場合は、草案であることと未確認・矛盾のある項目を明示し、共有を認められた相手に確認を依頼します。根拠が定まっていない担当者や期限を、確定事項として伝えないでください。

共有が許可され、内容の確認と必要な承認が終わった場合は、社内の手順に沿って確定版を共有します。原文全体からの拾い漏れも確認し、未決定事項は未決定と明記します。原文との照合が終わったことを、参加者・責任者の承認の代わりにはしません。

次に行うことは、原文照合表と共有の許可を確認し、保留・確認依頼・確定版の共有のどれに進むか決めることです。

ChatGPTのファイル上限、録音ファイルの文字起こし条件（ChatのGPT‑6 at Instant・1件6分まで）、Recordの対応端末・対象プラン、一時チャットや保存ファイルの扱いが変わったときは、入力方法とデータ管理の条件を再確認してください。